Pienyrityksen taloushallinnon automatisointi voi kuulostaa isolta ja tekniseltä asialta, mutta käytännössä se voi alkaa hyvin pienistä arjen muutoksista. Yrittäjälle automatisointi voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että laskut, tositteet, asiakastiedot ja saatavat löytyvät yhdestä selkeästä paikasta. Siksi pienyrityksen taloushallinnon automatisointi kannattaa nähdä käytännön apuna, ei monimutkaisena järjestelmäprojektina.
Pienyrityksen taloushallinnon automatisointi alkaa arjen rutiineista
Taloushallinnon automatisointi ei tarkoita sitä, että kaikki pitäisi muuttaa kerralla. Pienyritykselle se voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että laskut, asiakastiedot, tositteet ja saatavat löytyvät samasta paikasta.
Automatisointi voi näkyä arjessa esimerkiksi näin:
- laskun luominen nopeutuu
- asiakkaan tiedot löytyvät valmiina
- tositteet pysyvät tallessa
- avoimia laskuja on helpompi seurata
- erääntyneet saatavat eivät jää huomaamatta
- manuaalinen kopiointi ja etsiminen vähenee
Kyse on siis ennen kaikkea siitä, että yrittäjän ei tarvitse käyttää turhaa aikaa samoihin toistuviin tehtäviin.
Aloita laskutuksesta
Laskutus on monelle yrittäjälle hyvä ensimmäinen askel taloushallinnon selkeyttämiseen. Jos laskuja tehdään käsin, vanhoja laskuja kopioimalla tai usean eri työkalun avulla, virheiden mahdollisuus kasvaa.
Selkeä laskutusohjelmisto auttaa tekemään laskuista yhdenmukaisia ja helpottaa tarvittavien tietojen lisäämistä. Kun laskun perustiedot, asiakkaan tiedot ja maksutiedot ovat oikein, laskun lähettäminen on nopeampaa ja asiakkaan on helpompi maksaa se ajallaan.
Hyvä laskutusprosessi säästää aikaa jokaisella laskutuskerralla.
Dokumentoi tositteet yhteen paikkaan
Tositteet ovat tärkeä osa yrityksen taloushallintoa. Ne todistavat yrityksen liiketapahtumat, kuten ostot, myynnit, maksut ja kulut.
Jos tositteet ovat sähköposteissa, paperikuitteina, kansioissa ja puhelimen kuvagalleriassa, niiden etsiminen voi viedä paljon aikaa. Siksi tositteiden dokumentointi kannattaa hoitaa mahdollisimman järjestelmällisesti.
Kun tositteet tallennetaan heti oikeaan paikkaan, ne löytyvät helpommin myöhemmin. Tämä helpottaa yrittäjän omaa arkea ja vähentää selvittelyä esimerkiksi kirjanpidon yhteydessä.
Hyödynnä asiakas- ja tuotetietoja
Yksi taloushallinnon automatisoinnin käytännön hyödyistä on se, että samoja tietoja ei tarvitse syöttää aina uudelleen.
Jos laskutat samoja asiakkaita useammin kuin kerran, asiakastietojen tallentaminen helpottaa laskutusta. Kun asiakkaan nimi, osoite, Y-tunnus ja laskutustiedot löytyvät valmiina, laskun tekeminen nopeutuu ja virheiden määrä vähenee.
Sama koskee myös tuotteita ja palveluita. Kun usein laskutettavat palvelut tai tuotteet ovat valmiina, laskurivien kirjoittaminen on nopeampaa ja laskun sisältö pysyy selkeänä.
Pienet asiat voivat säästää paljon aikaa, kun ne toistuvat kuukaudesta toiseen.
Seuraa avoimia saatavia järjestelmällisesti
Laskun lähettäminen ei ole laskutusprosessin viimeinen vaihe. Yrittäjän pitää myös tietää, onko lasku maksettu, onko se vielä avoinna vai onko se erääntynyt.
Jos avoimia laskuja seurataan vain muistin, Excelin tai verkkopankin kautta, jokin lasku voi jäädä helposti huomaamatta. Tämä voi aiheuttaa viivettä maksujen saamisessa ja lisätä turhaa selvittelyä.
Kun saatavien seuranta on osa samaa kokonaisuutta kuin laskutus, yrittäjän on helpompi pysyä tilanteen tasalla. Näin myös erääntyneisiin laskuihin voidaan reagoida ajoissa.
Vähennä manuaalista työtä askel kerrallaan
Taloushallinnon automatisointia ei tarvitse aloittaa suurella muutoksella. Usein paras tapa on aloittaa yhdestä arjen ongelmasta.
Jos laskujen tekeminen vie liikaa aikaa, aloita laskutusohjelmasta. Jos tositteet katoavat helposti, keskity dokumentointiin. Jos saatavat jäävät seuraamatta, ota käyttöön selkeämpi tapa seurata avoimia laskuja.
Tärkeintä on, että taloushallinnon työvaiheet eivät jää kokonaan yrittäjän muistin varaan. Kun toistuvat tehtävät hoituvat järjestelmällisemmin, arki kevenee vähitellen.
Resonia helpottaa laskutusta ja saatavien hallintaa
Resonia tukee yrittäjiä helppokäyttöisellä ja ilmaisella laskutus- ja perintäohjelmistolla. Palvelun avulla voit hoitaa laskutusta, dokumentoida tositteita ja hallita saatavia yhdessä paikassa.
Resonian käyttö on suunniteltu helpoksi ja nopeaksi. Palvelu ei vaadi kynnysrahoja tai pitkiä sopimuksia, joten laskutuksen voi aloittaa ilman raskasta käyttöönottoa tai turhaa sitoutumista.
Resonian avulla yrittäjä voi:
- luoda ja lähettää laskuja maksutta
- dokumentoida tositteita selkeämmin
- seurata avoimia saatavia
- hyödyntää perintäpalvelua tarvittaessa
- vähentää manuaalista työtä laskutuksessa
- aloittaa käytön ilman kynnysrahoja tai pitkiä sopimuksia
Lisäksi Resonia tarjoaa rahoituspalvelua, jotta yrittäjän ei tarvitse aina odotella saataviaan. Tämä voi tuoda joustoa tilanteisiin, joissa työ on tehty ja lasku lähetetty, mutta asiakkaan maksua jouduttaisiin muuten odottamaan pidempään.
Miksi automatisointi kannattaa aloittaa ajoissa?
Moni yrittäjä alkaa miettiä taloushallinnon selkeyttämistä vasta silloin, kun laskuja, kuitteja ja avoimia saatavia on jo kertynyt paljon. Silloin asioiden järjestäminen voi tuntua työläältä.
Automatisointi kannattaa aloittaa jo ennen kuin taloushallinto muuttuu sekavaksi. Kun laskutus, tositteet ja saatavat ovat alusta asti paremmin hallinnassa, yrityksen arki pysyy selkeämpänä myös toiminnan kasvaessa.
Pienikin muutos voi helpottaa paljon. Kun yksi työvaihe nopeutuu, toinen selkeytyy ja kolmas löytyy yhdestä paikasta, yrittäjän kokonaiskuva paranee.
Yhteenveto
Pienyrityksen taloushallinnon automatisointi ei tarkoita sitä, että kaikki taloushallinnon prosessit pitäisi muuttaa kerralla. Se voi alkaa yksinkertaisista asioista: laskutuksen selkeyttämisestä, tositteiden dokumentoinnista, asiakastietojen hyödyntämisestä ja saatavien seurannasta.
Kun manuaalista työtä vähennetään, yrittäjä säästää aikaa ja taloushallinnon kokonaisuus pysyy paremmin hallinnassa.
Resonia tekee laskutuksesta, tositteiden dokumentoinnista ja saatavien hallinnasta helpompaa. Ilmainen laskutus- ja perintäohjelmisto on helppo ja nopea ottaa käyttöön ilman kynnysrahoja tai pitkiä sopimuksia.
Jos haluat lukea lisää laskutuksen ja perinnän kokonaisuudesta, tutustu myös artikkeliin “Tervetuloa Resoniaan – ilmainen laskutus ja perintä samassa palvelussa”, jossa kerrotaan tarkemmin, miten Resonia yhdistää laskutuksen ja perinnän samaan helppokäyttöiseen palveluun.