Tosite on yksi yrityksen taloushallinnon tärkeimmistä perusasioista. Ilman tositteita yrityksen tuloja, menoja ja muita liiketapahtumia ei voida todentaa luotettavasti. Siksi jokaisen yrittäjän kannattaa ymmärtää, mitä tositteella tarkoitetaan ja miksi sen dokumentointi on tärkeää.
Tositteiden dokumentointi ei ole vain kirjanpitäjää varten. Se auttaa myös yrittäjää pysymään paremmin perillä yrityksen taloudesta, laskutuksesta ja kuluista.
Mikä on tosite?
Tosite on dokumentti, joka todistaa yrityksen liiketapahtuman. Liiketapahtuma voi olla esimerkiksi myynti, osto, maksu, hyvitys tai muu yrityksen talouteen vaikuttava tapahtuma.
Käytännössä tosite kertoo, mitä on tapahtunut, milloin se on tapahtunut, kuka on ollut osapuolena ja mikä summa tapahtumaan liittyy.
Tositteita voivat olla esimerkiksi:
- myyntilaskut
- ostolaskut
- kuitit
- maksutositteet
- hyvityslaskut
- matka- ja kululaskut
- sopimuksiin liittyvät maksudokumentit
Yksinkertaisesti sanottuna: jos yrityksen rahaa tulee sisään tai lähtee ulos, tapahtumasta tarvitaan yleensä tosite.
Miksi tositteet ovat tärkeitä?
Tositteet muodostavat perustan yrityksen kirjanpidolle. Niiden avulla voidaan osoittaa, mistä yrityksen tulot ja kulut ovat syntyneet.
Jos esimerkiksi yritys ostaa työvälineitä, ohjelmiston tai palvelun, ostosta tarvitaan kuitti tai lasku. Ilman tositetta kulua voi olla vaikea perustella kirjanpidossa.
Tositteet auttavat myös tilanteissa, joissa tapahtumaa pitää selvittää jälkikäteen. Kun dokumentit ovat tallessa ja helposti löydettävissä, yrittäjän ei tarvitse etsiä tietoja sähköpostista, pankkitililtä tai paperikuittien joukosta.
Mitä tietoja tositteessa pitäisi näkyä?
Hyvästä tositteesta käy selkeästi ilmi, mihin liiketapahtumaan se liittyy. Tositteen sisältö voi vaihdella sen mukaan, onko kyse kuitista, laskusta tai muusta dokumentista.
Yleensä tositteesta tulisi löytyä ainakin:
- tapahtuman päivämäärä
- myyjän tai palveluntarjoajan tiedot
- ostajan tai asiakkaan tiedot, jos kyseessä on lasku
- kuvaus tuotteesta tai palvelusta
- summa
- arvonlisäverotiedot, jos ne ovat tarpeellisia
- maksutapa tai maksun tiedot
- yksilöivä numero tai muu tunniste
Tärkeintä on, että tosite yhdistyy selkeästi oikeaan liiketapahtumaan. Verohallinnon mukaan esimerkiksi kuitissa tulee näkyä muun muassa elinkeinoharjoittajan tiedot, päivämäärä, tunnistenumero, myytyjen tavaroiden tai palvelujen tiedot sekä maksu arvonlisäveroineen ja verokantoineen.
Miksi tositteet kannattaa dokumentoida heti?
Tositteiden dokumentointi kannattaa tehdä mahdollisimman pian, koska tiedot unohtuvat ja dokumentit katoavat helposti. Paperinen kuitti voi hävitä, sähköpostilasku voi jäädä muiden viestien sekaan ja maksutapahtuman tausta voi olla vaikea muistaa myöhemmin.
Kun tosite dokumentoidaan heti, sen yhteys oikeaan tapahtumaan säilyy selkeänä. Tämä helpottaa kirjanpitoa, vähentää selvittelyä ja auttaa pitämään yrityksen talousasiat järjestyksessä.
Erityisesti kiireisessä arjessa pienet dokumentit unohtuvat helposti. Siksi tositteiden tallentamisesta kannattaa tehdä rutiini.
Kuinka kauan tositteita pitää säilyttää?
Yrityksen kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää määräajan. Verohallinnon mukaan tilikauden tositteet ja muu liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Tämä tarkoittaa, että tositteita ei kannata poistaa tai hävittää heti tilikauden päätyttyä. Ne on hyvä säilyttää järjestelmällisesti niin, että ne löytyvät tarvittaessa myöhemmin.
Mitä tapahtuu, jos tosite puuttuu?
Puuttuva tosite voi aiheuttaa ylimääräistä selvittelyä. Kirjanpitäjä voi joutua kysymään lisätietoja, yrittäjä voi joutua etsimään maksun taustaa ja kulun perusteleminen voi vaikeutua.
Jos tosite puuttuu kokonaan, tapahtuman käsittely kirjanpidossa voi olla epäselvää. Tämä voi vaikuttaa esimerkiksi siihen, voidaanko kulu kirjata oikein tai miten arvonlisäveroa käsitellään.
Siksi tositteiden dokumentointi heti tapahtuman jälkeen on usein helpoin tapa välttää ongelmat myöhemmin.
Tositteiden dokumentointi helpottaa yrittäjän arkea
Kun tositteet ovat järjestyksessä, yrityksen talous on helpompi hahmottaa. Yrittäjä näkee paremmin, mistä kuluja syntyy, mitä laskuja on lähetetty ja mitä tapahtumia kirjanpidossa pitää huomioida.
Tositteiden hallinta ei kuitenkaan saa viedä liikaa aikaa. Mitä helpommin dokumentit saa tallennettua oikeaan paikkaan, sitä todennäköisemmin ne pysyvät järjestyksessä myös kiireisinä päivinä.
Resonia tukee yrittäjiä helppokäyttöisellä ja ilmaisella laskutusohjelmalla, joka tekee tositteiden dokumentoinnista ja laskutuksesta vaivatonta. Kun laskut ja niihin liittyvät dokumentit pysyvät yhdessä paikassa, yrittäjän on helpompi hallita kokonaisuutta.
Lisäksi Resonia tarjoaa rahoituspalvelua, jotta yrittäjän ei tarvitse aina odotella saataviaan. Tämä voi tuoda joustoa tilanteisiin, joissa työ on tehty ja lasku lähetetty, mutta asiakkaan maksua jouduttaisiin muuten odottamaan pidempään.
Yhteenveto
Tosite on dokumentti, joka todistaa yrityksen liiketapahtuman. Se voi olla esimerkiksi lasku, kuitti, maksutosite tai muu talouteen liittyvä dokumentti.
Tositteiden dokumentointi kannattaa tehdä heti, koska se helpottaa kirjanpitoa, vähentää selvittelyä ja auttaa yrittäjää pitämään yrityksen talousasiat järjestyksessä. Kun tositteet ovat tallessa ja helposti löydettävissä, laskutus ja taloushallinto sujuvat huomattavasti selkeämmin.
Lue myös artikkeli “Mitä laskulle tapahtuu, kun asiakas on lomalla?”, jossa kerrotaan, miten yrittäjän kannattaa toimia, jos laskun käsittely tai maksu viivästyy lomakaudella.
Resonian avulla yrittäjä voi hoitaa laskutusta, tositteiden dokumentointia ja saatavien hallintaa helposti yhdessä palvelussa.