Mitä laskulle tapahtuu, kun asiakas on lomalla?
Kesä on monelle yritykselle lomien, kevennettyjen aikataulujen ja sijaisjärjestelyjen aikaa. Yrittäjän näkökulmasta tämä voi kuitenkin näkyä yhdessä tärkeässä asiassa: laskujen maksut saattavat viivästyä.
Vaikka lasku olisi lähetetty ajallaan ja täysin oikein, sen käsittely voi hidastua, jos asiakkaan puolella oikea henkilö on lomalla. Siksi kesäkaudella laskutukseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.
Lasku voi jäädä odottamaan hyväksyntää
Monessa yrityksessä laskun maksaminen ei tapahdu heti, kun lasku saapuu. Ensin lasku pitää vastaanottaa, tarkistaa ja usein myös hyväksyä oikean henkilön toimesta.
Jos tämä henkilö on lomalla, lasku voi jäädä odottamaan käsittelyä. Tämä ei aina tarkoita, että asiakas olisi haluton maksamaan. Kyse voi olla yksinkertaisesti siitä, että lasku ei ole vielä päätynyt oikean henkilön käsiteltäväksi.
Yrittäjälle viivästys voi silti aiheuttaa ongelmia, etenkin jos omat maksut ja kulut juoksevat normaalisti myös kesällä.
Eräpäivä ei pysähdy lomien ajaksi
Vaikka asiakkaan organisaatiossa olisi lomakausi, laskun eräpäivä pysyy voimassa. Jos lasku erääntyy eikä maksua kuulu, yrittäjän kannattaa seurata tilannetta aktiivisesti.
Kesällä on hyvä huomioida, että maksujen viivästyminen voi johtua esimerkiksi:
- laskun hyväksyjän poissaolosta
- ruuhkautuneesta sähköpostista
- sijaisen puutteesta
- epäselvästä laskun sisällöstä
- puuttuvista tai virheellisistä laskutustiedoista
Tämän vuoksi laskut kannattaa tehdä mahdollisimman selkeiksi jo ennen lähettämistä.
Selkeä lasku helpottaa maksamista
Mitä selkeämpi lasku on, sitä helpommin asiakas pystyy käsittelemään sen myös lomakaudella. Laskusta pitäisi käydä nopeasti ilmi, mistä työstä tai palvelusta on kyse, mikä on maksettava summa ja milloin lasku erääntyy.
Hyvä lasku sisältää ainakin:
- selkeän laskun aiheen
- oikeat laskutustiedot
- eräpäivän
- maksuehdon
- viitenumeron
- tarvittavat yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten
Kun lasku on helposti ymmärrettävä, se vähentää turhia lisäkysymyksiä ja nopeuttaa maksun käsittelyä.
Kannattaako lasku lähettää ennen lomakautta?
Jos tiedät, että asiakkaasi jäävät pian lomalle, lasku kannattaa lähettää mahdollisimman ajoissa. Mitä aiemmin lasku on asiakkaalla, sitä todennäköisemmin se ehtii käsittelyyn ennen lomia.
Myös omat laskutusrutiinit kannattaa käydä läpi ennen lomaa. Tarkista, onko avoimia laskuja, erääntyneitä saatavia tai laskuja, jotka pitäisi lähettää ennen pidempää poissaoloa.
Kesälomalle on helpompi jäädä, kun laskutus on ajan tasalla.
Mitä tehdä, jos lasku erääntyy asiakkaan loman aikana?
Jos lasku erääntyy eikä maksua kuulu, tilannetta ei kannata jättää kokonaan odottamaan. Ensimmäinen askel voi olla ystävällinen muistutus asiakkaalle.
Hyvä maksumuistutus on asiallinen ja selkeä. Siinä voi mainita, että lasku on erääntynyt ja pyytää asiakasta tarkistamaan maksutilanteen. Varsinkin kesällä muistutuksen sävy kannattaa pitää neutraalina, koska viive voi johtua lomista tai sisäisestä käsittelyviiveestä.
Jos maksua ei muistutuksesta huolimatta kuulu, seuraava vaihe voi olla asian siirtäminen eteenpäin perintään.
Maksuvalvonta auttaa myös lomakaudella
Yrittäjän ei tarvitse seurata laskuja pelkän muistin, sähköpostin tai Excelin varassa. Kun laskutus ja maksuvalvonta ovat samassa palvelussa, avoimien laskujen seuraaminen on helpompaa myös silloin, kun arki on kiireistä tai oma loma lähestyy.
Resonian avulla voit hoitaa laskutuksen maksutta ja seurata avoimia saatavia yhdessä paikassa. Jos lasku jää maksamatta, voit tarvittaessa siirtää sen perintään suoraan palvelun kautta.
Näin laskut eivät jää unohduksiin, vaikka kesä hidastaisi asiakkaiden maksurytmiä.
Yhteenveto
Asiakkaan loma voi hidastaa laskun käsittelyä, mutta se ei tarkoita, että yrittäjän pitäisi jäädä odottamaan loputtomasti. Selkeä lasku, oikeat tiedot ja aktiivinen maksuvalvonta auttavat pitämään kassavirran hallinnassa myös kesällä.
Kun laskutus on ajan tasalla ennen lomakautta, yrittäjä voi keskittyä rauhallisemmin omaan työhönsä — ja ehkä myös omaan kesälomaansa.
Jos lasku on jo erääntynyt eikä maksua kuulu, lue seuraavaksi artikkeli “Mitä tehdä, kun asiakas ei maksa laskua? – 7 käytännön keinoa”. Siinä käydään tarkemmin läpi, miten maksamattoman laskun kanssa kannattaa edetä vaihe vaiheelta.